Skip to content

Sapulce! Sapulce … :/



Par sapulcēm: plānošana un norise

Vai esat sēdējuši savā iknedēļas sapulcē un domājuši – WTF??? Ko mēs šeit darām? Un pēc 2 dienām jūsu padotie sēž jūsu vadītājā sapulcē un domā tāpat… Mjā, diez kas nav… Un visas šīs negatīvās pārdomaš tikai tāpēc vien, ka neesam sagatavojušies vai arī sasaucam sapulces nepareizo motīvu dēļ.

Produktīvas, vērtīgas, ieinteresējošas sapulces pamatā ir skaidri mērķi, atvērts dialogs un spēcīgs vadītājs. Daži pieturas punkti, lai sapulce būtu nozīmīga:

  • Brīvs apmeklējums;
  • Plānota un saplānota;
  • Ir sapulces tēmu saraksts (agenda): Jāzin, kādas tēmas tiks apskatītas un cik laika tām tiks veltīts. Plāns ir, lai pie tā turētos nevis pārpļāpātu atļautos laika limitus. Sapulcei jāizvirza mērķi un pie tiem jāpieturās;
  • Jābūt vizuāli uzskatāmam materiālam par laiku un apskatāmajām tēmām;
  • Līderība – tā ir jūsu sapulce, tāpēc tas ir jūsu darbs panākt, lai tā būtu mērķtiecīga. Ja cilvēki garlaikojas, tā ir jūsu vaina.

Katrai sapulcei jābūt svarīgai, vai arī – netiecieties vispār

Izlemiet, vai sapulce ir nepieciešama, un uzaiciniet tikai nepieciešamos cilvēkus.

Lielākajai daļai sapulču vispār nevajadzētu notikt. Tiek panākti lieli laika zudumi, jo vadītāji domā, ka tikšanās vaigā ir ārkārtīgi svarīga vai arī ir vienkārši pieraduši pie noteiktas rutīnas. Lai noteiktu, vai sapulce ir nepieciešama vai nav – uzdodiet jautājumu – vai informācijas plūsma būs vienvirziena? Ja komandai ir nepieciešama informēšana par jaunumiem vai atskaitīšanās par rezultātiem, pietiks ar e-meilu izsūtīšanu.

Otrs jautājums, kas jāuzdod ir, vai ir nepieciešama atgriezeniskā saite no visiem klātesošajiem? Ja ir, tad e-meilam šajā gadījumā nekādu priekšrocību nav. Sapulcē tiek iegūta pilnīgi citādāka atgriezeniskā saite, tai ir lielāka nozīme un pamatojamība. Ja sapulces mērķis ir panākt kādu vienošanos, tad arī –  daudz vieglāk to darīt ir “aci pret aci”.

Ja izlemiet sasaukt sapulci, uzaiciniet tikai tos cilvēkus, kas ir tieši saistīti ar sapulces tēmu. Ja jūs vēlaties, bet kāds no uzaicinātajiem nevēlas vai arī viņam nav iespējas ierasties sapulcē, dariet zināmu, ka drīkst neierasties, taču daži lēmumi var tikt pieņemti bez viņa klātbūtnes un tas netiks apspriests. Ja klāt neesošais kolēģis ar to varēs samierināties, tad tas ir viņa lēmums, kā labāk pavadīt savu darba laiku.

Sapulces nav domātas, lai:

  1. „Updeitotu”.Ja informācijas plūsma būs vienvirziena, lietojiet e-mailu.
  2. Citu klātbūtnē kauninātu slaistus. Rāšana un kaunināšana citu kolēģu klātbūtnē nekādā veidā nemotivē un tas ir visu klātesošo laika patēriņš. Tā vietā izvēlieties komunikāciju „aci pret aci”.
  3. Vienotos par kaut ko. Ja komandā ir nesaskaņas par kādu projektu, runājiet ar katru komandas locekli atsevišķi. Ja organizēsiet šīs sarunas grupā, grupa var nostāties pret jums.
  4. Paaugstināt entuziasmu. Motivācija ir ikdienas vadīšanas sastāvdaļa, nevis iknedēļas vienreizējs pasākums. Ja komandā noplok motivācijas vilnis, runājiet ar katru atsevišķi tieši par tām lietām un apstākļiem, kas katru individuāli uztrauc un ietekmē.
Definējiet mērķus un izsūtiet sapulces kārtību, ar mērķi radit sapulces struktūru

Iesāciet katru sapulci, paziņojot tās ideālo iznākumu. Tādejādi jūs ne tikai paziņosiet sapulces mērķi, bet arī ieinteresēsiet sanākušos un padarīsiet sapulci kopumā daudz produktīvāku. Sūtos sapulces kārtību pa e-mailu, nelieciet to kā pielikumu, bet rakstiet tekstā, jo daudzi pielikumu var pat nepamanīt.

Formulējiet sapulces tēmas tā, lai tās radītu satraukumu un ineteresi. Piemēram,”peļņas rādītāju izaicinājums nākošajā pusgadā” ir intriģējošāks par “nākošā pusgada budžeta izmaiņām”

Katrai tēmai atvēlēto laiku izvēlēties 15 vai, piemēram, 25 minūtes. Tas radīs sajūtu, ka pieturēšanās pie laika limitiem ir svarīga. Bet jums tiešām pie šīm minūtēm ir jāpieturās!

Post a Comment

Your email is never published nor shared. Required fields are marked *
*
*

Blue Captcha Image
Refresh

*